Digitaalisuuden ja tietotyön kasvun myötä ovat vasarat ja lapiot vaihtuneet uusiin työkaluihin.

Tehokkaan työn tekemiseksi jokainen muodostaa oman työkalupakkinsa, jossa on hyvä pitää tilaa päivityksille. Digitaalisten työkalujen haasteeksi muotoutuu usein niiden lukumäärä. Rajaton määrä vaihtoehtoja tekee työstä helposti monitahoista ja sirpaleista, jolloin on parasta tavoitella rotunsa parasta työkaluvalintaa.

Tässä kokemukset niistä työkaluista, jotka ovat läsnä omassa arjen käytössä.

Tehokasta tehtävänhallintaa päivittäin Thingsillä ja viikottain Trellolla

Things – Jätin todo -työkalut hetkellisesti pitkäksi aikaa pois käytöstä ja siirryin kirjoittamaan pääsääntöisesti päivätasolla sen päivän kolme isoa tehtävää. Tuo päivän kolme tärkeintä tehtävää -toiminto on kulkenut mukana vuodesta 2014, eli omaan pirtaani soveltunut hyvin. Oivalsin kuitenkin tehtävälistan roolittumisen olevan enemmän ulkoistettuna muistina, jotta ne pienet, helposti unohtuvat, tehtävät tulevat tehdyiksi. Siirryin Thingsiin sen helppouden vuoksi, mutta yhtälailla ratkaisuna olisi voinut toimia Todoist tai Wunderlist. Viime kädessä todo-työkalun tehtävä on kopata asiat pois mielestäni ja ohjata sälätehtäviä päivätasoisesti, kaikki muu on plussaa.

Trello – Trello on toiminut hyvänä työkaluna luomaan isoa kuvaa ja ohjaamaan viikkotekemistä. Nimitän toimintamalliani köyhän miehen Kanbaniksi, jossa noudatan Kanbanista mukailtuja oppeja viikkotasolla. Käytännössä toimin näin ymmärtääkseni paremmin asioita joita pitää tehdä, kuin myös taaksepäin suoritettuja tehtäviäni.

Muistiinpanot Notioniin

Notion - Olin aiemmin vannoutunut Evernote -käyttäjä 2010 lähtien, mutta 2020 kävi niin, että sen kehitysnopeus jäi liikaa jälkeen ja siirsin kaikki digitaaliset muistiinpanoni Evernotesta Notioniin.

Notion on siis hyvinkin samankaltainen työkalu kuin Evernote, mutta perustuu tietokantapohjaisuuteen. Tämä taas tarjoaa rakenteellisesti paljon kattavampia keinoja rakentaa ristiinlinkityksiä, kevyitä tietokantoja ja tuo sisällöt tätä kautta löydettäväksi helposti. Valmiita pohjia on lukemattomia, jotka myös antavat käytännön esimerkkejä Notionin kyvykkyydestä. Isoimmat miinukset ovat olleet vaikeahko kynnys markdown -editorin oppimiseen ja hakutoiminto on kovin kökkö. Muut ominaisuudet kuitenkin yliajaa miinukset.

Viestintä Slackissa, WhatsAppissa ja Teamsissa

Slack – Slackin räjähdysmäinen suosio ei ole varmasti jäänyt tietotyöläisiltä huomaamatta. Microsoftin Teamsin kanssa samaan siiloon lajiteltava palvelu käytännössä poistaa turhat sisäiset sähköpostit ja helpottaa esimerkiksi asiakasprojektien viestinnässä. Slackin hyviä puolia ovat ketterät integraatiot, jotka mahdollistavat eri palveluista tulevien ilmoitusviestien ja muiden tietojen siirtämisen suoraan halutuille kanaville.

WhatsApp – WhatsApp on korvannut pikaviestinnän näkökulmasta tekstiviestit joista on tullut tavallaan menneen talven lumia.

Microsoft Teams (entinen Skype). Microsoft on ajanut Skypen alas ja siirtänyt toimintonsa Teamsin alle. Homma toimii nykyisin Teamsillakin puhelimen tai kasvollisen tapaamisten korvikkeena. Palaverikäytäntöjen osalta videopuhelut ovat olleet helppo keino saavuttaa inhimillinen kontakti ilman matkustamiseen käytettyä aikaa.

Sosiaalisen median haltuunotto Bufferilla ja Tweetdeckillä

Tweetdeck – Ehdoton työkalu jos Twitter on käytössä. Tarjoaa todella ketterät keinon seurata eri listoja, hashtageja, kilpailijaseurantaa kuin myös toimialatermistöä. Unohtamatta useamman Twitter-tilin hallintaa. Sujuvoittaa paljon käyttöliittymää ja tekee selailusta kevyempää, jolloin myös Twitterissä käytetty ajankäyttö on hallussa.

Buffer – Bufferilla voi ajastaa sosiaalisen median päivityksiä haluamiinsa kanaviin, haluttuihin kellonaikoihin. Yrityksenä Buffer on tehnyt asioita ainutlaatuisesti, sillä koko liiketoiminta on rakennettu läpinäkyvästi avaamalla taloudelliset luvut, palkat ym julkisesti. Suosittelen seuraamaan.

Grafiikkaa Figmalla tai Canvalla

Figma - Figmaa suositeltiin jossakin hetkessä ja huomasin, että se nosti selkeästi päätään. Olin vanhana Photoshop -käyttäjänä laiska tarttumaan kiinni ja kurkkaamaan mitä uutta voi graafiseen suunnitteluun olla tarjolla. Olin väärässä. Figma tekee graafisesta työstä kevyttä ja helppoa. Korvaa hyvinkin helposti erilaisia graafisia tarpeita ja yhdistyy todella saumattomasti digitaaliseen ympäristöön koodeilla tai nopeilla tallennuksilla. Ei ole paluuta Photoshopiin enää.

Canva – Käytin aiemmin Canvaa lähinnä henkilökohtaisten projektieni osalta. Palvelu toimii edelleen erityisen hyvin, kun tarvitsee tuottaa kevyttä kuvamateriaalia blogiin tai sosiaaliseen mediaan. Canvan sisällä on valtavasti eri tekstivaihtoehtoja sekä asetteluja, joka tekee typografiaan nojautuvan grafiikan luomisesta helppoa ja on vaativuudeltaan luokkaa helppo.

Muut pelastajat: Dropbox, Zapier (tai Integromat)

Dropbox – Olen ollut jo vuosia Dropboxin pitkäaikainen ystävä. Se toimii aktiivisessa käytössä kaikissa henkilökohtaisissa tiedostojaoissa ja kuvien pilveen tallentamisessa. Käytännössä Dropbox on pilvipalvelu, jonka avulla pystyt tallentamaan omat tiedostot pilveen sekä myös jakamaan ne ketterästi eteenpäin.

Zapier - Käytin aiemmin IFTTT:tä automaatioihin, mutta se tuntui jäävän jälkeen. Zapierin automaatioratkaisut ovat säästäneet työssäni useita tuhansia euroja koodaustyöstä, kun integraatiot on olleet mahdollista luoda klikkailemalla ilman koodaria. Tulevaisuudessa Integromat menee vielä testin alle, sillä palvelu tarjoaa valtaosin samoja mahdollisuuksia, mutta hieman huokeampaan hintaan.

Puhelimen pakolliset: iOS applikaatiot

Pocket (iPhone / Android) – Internetin artikkelimassa, johon törmää ohimennen somessa tai muualla on tuonut ongelman: milloin ehdin lukea kaikki nämä? Selaimessa ja puhelimessa toimivan Pocketin avulla saat halutut artikkelit talteen. Käytännössä Pocket riisuu sivuston omat muotoilut ja jättää artikkelista tekstin, kuvan ja videon jonka voi lukea haluamallaan päätelaitteella. Luo tehokkaasti ns. kirjanmerkin, kun törmäät sivuun tai artikkeliin joka kiinnostaa muttet kerkeä paneutua siihen juuri siinä hetkessä. Vasta vuosi takaperin opin hyödyntämään lukemisen yhteydessä highlight -toimintoa, jolla voi  taltioida artikkelista kaiken viisaan jatkojalostamista varten.

VSCO (iPhone / Android) – Kuvien muokkaaminen Photoshopissa tai Lightroomissa on raskasrakenteista, jonka vuoksi VSCO aukeaa puhelimessa todella usein. Sovellus tarjoaa laajan määrän eri vaihtoehtoja, joilla saa kuvaan väriefektiä tai ilmettä. Toimii hyvin parantamaan keskinkertaisenkin kuvan ilmettä.

Drafts - Drafts on irtoideoiden roskapankki. Muistiinpanosovellus, mutta erityisen nopea ja helppo aukeamaan. Käytännössä sovelluksen avauksesta pääsee kirjoittamaan suoraan ja minuutin päästä muistiinpano on arkistossa ja ruutu on taas puhdas uudelleenkirjoittamiseen. Yleisesti kaikki arkipäivän nopeat muistiinpanot tai irtoideat kirjoitan Draftsiin, jossa saatan jatkojalostaa koneella tai siirtää ne Notioniin.

Tähän 16 työkalun listaan ei mitenkään mahtunut kaikkia työkaluja, mutta kuitenkin perusvarma työkalupakki jolla pääsee vauhtiin. Toivottavasti saat näistä ammennettua itsellesi vähintään muutaman kokeiluun ja käyttöön.