21 digitaalista työkalua tehostamaan työtä

Eetu Karppanen kirjoitti 17.02.2016 klo 10:04 kategoriaan Arkista

Digitaalisuuden ja tietotyön kasvamisen myötä ovat vasarat ja lapiot vaihtuneet osaltaan uusiin työkaluihin.

Tehokkaan työn tekemiseksi jokainen muodostaa oman työkalupakkinsa, jossa toivottavasti on sijaa myös päivityksille. Tämä kirjoitus on ensimmäinen osa digitaalisia työkaluja koskevista blogikirjoituksista.

Digitaalisten työkalujen haasteena on lukumäärä. Vaihtoehtoja on rajattomasti ja se tekee työstä helposti monitahoista. Tässä kokemuksiani eri työkaluista, jotka ovat aktiivisesti läsnä omassa arkisessa käytössä.

Tehokkampaa tehtävänhallintaa Todoistilla ja Trellolla

Todoist – Viime aikoina olen noudattanut yksinkertaista keinoa tehdä asioita: määritä joka päivälle päivän kolme tärkeintä tehtävää ja tee ne. Oman tehtävälistan ylläpitäminen tehostaa aikaansaatujen asioiden määrää. Todoistiin osalta olen erityisesti pitänyt sovelluksen tilasto-ominaisuudesta. Vaihtoehtoisena työkaluna voin suositella Wunderlistia, joka on relevantti kilpailija Todoistille.

Trello – Trello toimii hyvänä työkaluna luomaan isompaa kuvaa. Nimitän toimintamalliani köyhän miehen Kanbaniksi, jossa noudatan Kanbanista mukailtuja oppeja viikkotasolla. Käytännössä toimin näin ymmärtääkseni paremmin asioita joita pitää tehdä, kuin myös taaksepäin suoritettuja tehtäviäni.

trello-kanban-930x450

Muistiinpanot Evernoteen

Evernote* – Evernoten avulla saat muistiinpanot läpi eri laitteiden. Käytännössä Evernote on kuitenkin enemmän, sillä sovellus mahdollistaa kaikkien niiden asioiden tallentamisen “joita saattaa tarvita“. Olivatpa ne sitten kuitteja, äänitallenteita tai kokonaisia kuvakaappauksia yksittäisen verkkosivun sisällöstä. Kaikki nämä on lajiteltavissa eri muistikirjoihin halutuilla avainsanoilla, joka tekee löydettävyydestä helppoa. Nykyhetkessä on hyvin vaikea kuvitella, että voisin tehdä työtäni ilman Evernotea.

Viestintä Slackissa, WhatsAppissa ja Skypessä

Slack – Slack on kasvanut räjähdysmäiseen suosioon. Yammerin ja Flowdockin kanssa samaan siiloon lajiteltava palvelu käytännössä poistaa turhat sisäiset sähköpostit ja helpottaa esimerkiksi asiakasprojektien osalta viestinnässä. Yksi Slackin hyvistä puolista ovat vahvat integraatiot, jotka mahdollistavat ilmoitusviestien ja muiden tietojen siirtämisen suoraan halutuille kanaville.

WhatsApp – WhatsApp on korvannut pikaviestinnän näkökulmasta tekstiviestit joista on tullut tavallaan menneen talven lumia.

Skype – Skype toimii puhelimen tai kasvollisen tapaamisen korvikkeena. Palaverikäytäntöjen osalta videopuhelut ovat myös helppo keino saavuttaa inhimillinen kontakti ilman matkustamiseen käytettyä aikaa. Slackissakin on muuten nykypäivänä mahdollisuus soittaa videopuheluita, joten voi olla että Skype jää kakkoseksi lähitulevaisuudessa.

Sosiaalinen media haltuun Tweetdeckillä, Bufferilla ja Iconosquarella

Tweetdeck – Ehdoton työkalu jos käytät Twitteriä. Tarjoaa ketterän keinon seurata eri listoja, hashtageja, kilpailijaseurantaa kuin myös toimialatermistöä. Unohtamatta useamman Twitter-tilin hallintaa.

tweetdeck-794x450

Buffer – Buffer on työkalu, jolla voi ajastaa sosiaalisen median päivityksiä haluamiinsa kanaviin haluttuihin kellonaikoihin. Buffer yrityksenä on tehnyt asioita ainutlaatuisesti, sillä he ovat rakentaneet koko liiketoimintansa läpinäkyvästi kertoen taloudelliset luvut, palkat ym julkisesti. Suosittelen seuraamaan.

Iconosquare – 2,40$ kuukausikustannuksella pääset kiinni Instagramin analytiikkaan. Instagramin osalta markkinoijalle haasteena on ollut tilastojen ja analytiikan uupuminen. Jos siis Instagram-toiminnan tarkoituksena on saavuttaa lisää liiketoimintaa tai vaikuttavuutta, on Iconosquare ehdoton työkalu oikeiden ajankohtien, tärkeimpien seuraajien kuin kokonaisuudessa onnistumisten selvittämiseksi. Lisäksi työkalu mahdollistaa Instagramin käyttämisen selaimen kautta.

Grafiikka Photoshopilla tai Canvalla

Adobe Creative Cloud (Photoshop) – En laske itseäni graafisen tuotannon osalta kovinkaan lahjakkaaksi. Photoshopin kanssa pärjään kohtalaisesti kun näitä toimenpiteitä syystä tai toisesta tarvitaan. Vuonna 2011 julkaistu Creative Cloud toi ensimmäistä kertaa Adoben työkalut lisenssimaksujen sijaan kuukausimaksujen muodossa. Tämän johdosta käytännössä kenellä tahansa on mahdollisuus saada työkalut käyttöönsä.

Canva – Käytän Canvaa lähinnä henkilökohtaisten projektieni osalta, mutta palvelu toimii erityisen hyvin kun tarvitsee tuottaa kevyttä kuvamateriaalia blogiin tai sosiaaliseen mediaan. Palvelu pitää sisällään valtavasti eri tekstivaihtoehtoja sekä asetteluja, joka tekee typografiaan nojautuvan grafiikan luomisesta helppoa.

Muut pelastajat kuten Dropbox ja IFTTT

Dropbox – Olen ollut Dropboxin pitkäaikainen ystävä ja samalla toimii myös aktiivisessa käytössä kaikissa yrityksissäni kuin myös henkilökohtaisessa käytössä. Käytännössä Dropbox on pilvipalvelu, jonka avulla pystyt tallentamaan omat tiedostot pilveen sekä myös jakamaan ne ketterästi koko organisaation kesken. Suosittelen myös tutustumaan Dropboxin beta-vaiheessa olemaan Paperiin, joka on selaimessa toimiva kirjoitussovellus, jonka huomasin yllätyksekseni asiakasprojektissa helpottavan yhteisesti tehtävää dokumentointia.

IFTTT – Paljon puhutaan robotisaatiosta ja automaatiosta. IFTTT on ensimmäinen askel tätä kohti. Palvelulla saat liitettyä yhteen eri palveluita, eli esimerkiksi Instagram-kuvat automaattisesti Twitteriin natiivissa kuvamuodossa. Tai vaihtoehtoisesti kaikkien Pocketissa luettujen artikkelien tallentaminen Google Sheetiin tai Evernoteen.

Puhelimessa: applikaatiot

Pocket (iPhone / Android) – Internetin artikkelimassa, johon törmää ohimennen sosiaalisessa mediassa tai muualla on tuonut ongelman: milloin ehtisin lukemaan nämä kaikki? Selaimessa ja puhelimessa toimivan Pocketin avulla saat halutut artikkelit talteen. Käytännössä Pocket riisuu sivuston omat muotoilut ja jättää artikkelista tekstin, kuvan ja videon jonka voi lukea haluamallaan päätelaitteella. Luo tehokkaasti ns. kirjanmerkin, kun törmäät sivuun tai artikkeliin joka kiinnostaa muttet kerkeä paneutua siihen juuri siinä hetkessä.

Scannable (iPhone) – Evernoten omistama Scannable skannaa puhelimen kameralla kuitit ja käyntikortit helposti talteen. Toimii.

Facebook Pages (iPhone / Android) – Vaikka yhteisömanageroinnin tarve itselläni on vähäistä, Facebook Pages tarjoaa helpon ja ketterän työkalun vaadittuun reagointiin omilla Facebook-sivuilla.

VSCO (iPhone / Android) – Kuvien muokkaaminen Photoshopissa tai Lightroomissa on usein raskasta, jonka vuoksi VSCO aukeaa puhelimessa todella usein. Sovellus käytännössä tarjoaa laajan vaihtoehdon eri filttereitä, joilla saa kuvaan halutunkaltaista efektiä. Toimii hyvin parantamaan keskinkertaisen kuvan värimaailmaa terävämmäksi.

Tähän 21 työkalun listaan ei (valitettavasti) edes mahtunut kaikkia – mutta kuitenkin jo kohtalaisen kokoinen työkalupakki. Toivon että saat näistä ammennettua itsellesi vähintään muutaman kokeiluun ja käyttöön.

Lue myös kirjoitussarjan toinen osa, jossa esittelyssä eri työkaluja digitaaliseen markkinointiin.

Kirjoittaja: Eetu Karppanen
Vahvan digimarkkinointitaustan omaava eCommerce Manager ja sivutoiminen verkkokauppias, jonka kotisatama on Helsingissä. Intohimon syviä tunteita herättävät mm. verkkokauppa, digitaalinen markkinointi, mainonta ja katukulttuuri.


TILAA UUTISKIRJEENI JA SAAT SATUNNAISESTI KURATOIDUN LISTAN LOISTAVIA SISÄLTÖJÄ KOSKIEN LIIKETOIMINTAA VAHVALLA DIGITAALISEN MARKKINOINNIN KULMALLA.